Bokföring via Spiris (tidigare Visma eEkonomi)

Spiris är ett heltäckande program för bokföring och ekonomistyrning som förenklar och effektiviserar den ekonomiska verksamheten för företag.

För att förenkla bokföringen kan du integrera OPEN Two med Spiris. Då överförs din försäljningsdata automatiskt till Spiris efter varje dagsavslut.

Denna guiden hjälper dig att aktivera integrationen och hantera eventuella fel som kan uppstå.

Förberedelser

Observera att för att kunna integrera Spiris med Open TWO måste du ha tillvalet Visma Integration aktiverat. Kontakta Visma om du vill lägga till detta på ditt konto.

När du aktiverar integrationen kommer du bland annat behöva skapa en kontoplan genom att välja bokföringskonton för dina betalningsmetoder och varugrupper mm. Detta är nödvändigt för att försäljningsdatan, dvs dina transaktioner, ska kunna exporteras till Spiris och bokföras på rätt sätt. Om du är osäker på vilka bokföringskonton du ska använda bör du ta hjälp av din revisor.

Aktivera integrationen

1. I BackOffice, välj Företag i menyn och gå till sidan Integrationer.

2. I kortet för Spiris, tryck på knappen AKTIVERA.

3. I dialogen som öppnas, tryck på LÅT OSS BÖRJA.

4. Ge åtkomst till Visma

   För att kunna integrera Open Two med Spiris kommer du att omdirigeras till Visma för att logga in och ge åtkomst till de behörigheter som krävs. Du skickas sedan tillbaka till BackOffice för att fortsätta aktiveringen. Tryck på FORTSÄTT.

5. Logga in på Visma Online med dina inloggningsuppgifter.

6. Se till att checkboxarna för eAccounting API, eAccounting accounting och Offline access är ikryssade. Tryck sedan på YES, ALLOW.

7. Väl tillbaka i BackOffice, tryck på OKEJ.

8. Ange från vilket datum försäljningsdatan ska exporteras till Spiris för att bokföras.

9. Välj bokföringskonton

   

   • Välj bokföringskonton för betalningsmetoder

     Välj vilka bokföringskonton som ska användas i Spiris för dina olika betalningsmetoder. Du kan även lägga till ett nytt konto från listan. Tryck sedan på NÄSTA.

   

   • Välj bokföringskonton för moms-satser

     Välj vilka bokföringskonton som ska användas i Spiris för dina olika moms-satser. Du kan även lägga till ett nytt konto från listan. Tryck sedan på NÄSTA.

   

   • Välj bokföringskonton för varugrupper

     Välj vilka bokföringskonton som ska användas i Spiris för dina olika varugrupper. Du kan även lägga till ett nytt konto från listan. Tryck sedan på NÄSTA.

   

   • Välj bokföringskonton för övriga händelser

     Välj vilka bokföringskonton som ska användas i Spiris för dina övriga händelser, t.ex. bokföring av dricks. Du kan också lägga till ett nytt konto från listan.

10. När du har valt alla bokföringskonton är Spiris-integrationen aktiverad. Tryck på OK för att stänga ner dialogen.

Om du någon gång behöver hantera inställningarna för integrationen trycker du på 3-punktsmenyn på kortet för integrationen och väljer Inställningar. Detta gäller till exempel om du har lagt till ett nytt betalningsmedel, en ny varugrupp eller moms-sats. Då måste dessa kopplas till ett bokföringskonto för att försäljningsdatan ska kunna exporteras till Spiris. Det är viktigt att alla relevanta bokföringskonton är uppsatta för att exporten ska fungera korrekt.

Manuell export

Om du av någon anledning behöver skicka över försäljningsdatan till Spiris direkt, istället för att invänta den automatiska exporten som sker vid dagsavslutet, så kan du göra en så kallad manuell export.

1. Tryck på 3-punktsmenyn på Spiris-kortet och välj Manuell export.

2. I dialogen som öppnas behöver du bekräfta att du vill skicka över försäljningsdatan genom att trycka på Bekräfta.

   Notera att försäljningsdatan även kommer att exporteras efter dagsavslutet, om det har skett några nya försäljningar. Integrationen ser till att enbart relevant data exporteras.

Inaktivera integrationen

1. Tryck på 3-punktsmenyn på Spiris-kortet och välj Inaktivera.

2. I dialogen som öppnas behöver du bekräfta att du vill inaktivera integrationen genom att trycka på Inaktivera.

Kontomappning

Steg 1:

Kontomappning (information från Open krävs här) Här finns guide.

Steg 2:

Spiris kräver lite olika moduler beroende på vilken funktion man ska använda. Nedan har ni en lista på vanligaste modulerna som används. För att aktivera/beställa de funktioner ni önskar, kontakta Spiris.

• Vanligaste modulerna:
  • Bokföring = Krävs för bokföring.
  • Fakturering = Krävs för fakturering.
  • Order & Offert = Behövs för samlingsfakturering (Bokföring & Fakturering + krävs)
  • Integration (Krävande) = Behövs för integration överhuvudtaget.

Steg 3:

Om du vill använda dig av Kostnadsställe/Resultatenheter behöver du aktivera detta enligt nedan bild: Tryck på Inställningar - Företagsinställningar - Bokföringsuppgifter. Detta kan du sedan styra på kontonivå samt ute i huvudmenyn under Bokföring - Resultatenheter. Där kan du lägga till de resultatenheter och kostnadsbärare du vill använda.

Steg 4:

Aktivera Resultatenheter på det konto som du önskar: enligt nedan bild: Se till att alla konton är skapade och aktiva i Spiris. Detta gäller då även för eventuella konton ni har satt vid Kontomappningen (Steg 1).

Steg 5:

Sätt verifikationsserien ni önskar använda för integrationen. Detta gör ni under Inställningar - Företagsinställningar - Bokföringsuppgifter.